Ils recrutent en alternance

Assistant.e de production et de communication

Description du Poste

A- ADMINISTRATIF – CONTRATS
• gestion des contrats des artistes : transmission des fiches d’informations administratives, fiches de mesures et RIB des artistes aux employeurs, et gestion de la signature
• suivi administratif des engagements : vérification de la validité des documents d’identités des artistes, des besoins éventuels en VISA et autres documents administratifs nécessaires aux engagements, tenue à jour des données administratives des artistes et transmission des modifications éventuelles aux employeurs, rappel aux artistes de la visite médicale obligatoire, tenue à jour des fiches de mesures artistes

B- LOGISTIQUE – ORGANISATION
• récapitulation des besoins de recherche en logements – information des artistes (début de saison)
• suivi et aide éventuelle à l’organisation des voyages artistes (recherche horaires et solutions) et à la recherche d’hébergements
• suivi logistique éventuel des auditions de nos artistes auprès d’employeurs potentiels

C- FINANCIER
• aide à la facturation des honoraires d’agence via le logiciel Orfeo et suivi des paiements
• comptabilité de l’agence : suivi et envoi des factures et autres documents au cabinet comptable

D- COMMUNICATION
• aide à la transmission des bios aux employeurs (en coordination avec le délégué artistique)
• planification et envoi des cadeaux de 1ère
• aide à la traduction des articles du site et/ou des newsletters RSBA et tenue à jour de la base de données des abonnés
• aide à la mise en œuvre de la communication globale (réseaux sociaux, carte et vidéo de vœux, événements spéciaux, documents, goodies, …) selon besoin

E- PRODUCTION
• aide au suivi administratif des productions (contrats d’engagement artistes, contrats de cession, factures de cession, établissement des notes de frais, transmission des documents de paie aux artistes, tenue à jour du registre des employés de l’agence…)
• organisation logistique des productions (voyage, logement, repas, feuille de route)
• réunion et transmission des documents de communication artistes (bios, photos,…) et des éléments logistiques (fiches techniques, rooming lists,…) et artistique (programme, minutages, textes…)

Profil Recherché

Organisé.e, dynamique et avec un bon niveau d'anglais, vous souhaitez découvrir et participer au fonctionnement d'une agence artistique et de production de spectacles, aider des artistes lyriques et des chefs d’orchestre pour la gestion quotidienne de leur carrière artistique et de leurs projets.

Conditions du Poste

Bac + 3 minimum / Master Gestion des Administrations Culturelles / Management des Activités Culturelles ou équivalent.

Assistant.e de production et de communication

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