Tous les secteurs d’activité ont aujourd’hui recours aux chatbots ou agents virtuels. Ces outils numériques basés sur l’exploitation de bases de données par l’intelligence artificielle ont connu des avancées technologiques considérables qui les rend de plus en plus indispensables à nos activités quotidiennes. Écoles et universités ne sont pas en reste, qui intègrent progressivement des agents virtuels à leurs activités.
Réaliser un achat, obtenir des renseignements sur les tarifs ou les horaires d’une compagnie de transport, sur les offres d’une banque ou d’une assurance ou tout simplement voulant en savoir sur les prévisions météo, ce sont déjà ces fameux chatbots qui assurent le plus souvent la première interface avec les utilisateurs.
De la même façon, les agents virtuels sont des outils permettant aux étudiants de faire une recherche de formations où d’obtenir des informations sur l’organisme qui les dispense. L’agent virtuel se positionne ainsi comme un outil d’orientation indispensable pour présenter l’offre de formations des écoles et universités.
Pour mieux comprendre les apports des chatbots, voici un article qui met en lumière l’intérêt de mettre en place un assistant virtuel pour les établissements scolaires ou universitaires.
L’agent virtuel, outil d’orientation et d’information des écoles et universités
Le choix d’une formation est souvent un moment délicat pour les étudiants qui alternent les périodes d’indécision et sont confrontés à une multitudes d’orientations possibles. Trouver la formation qui leur convient est souvent difficile, surtout qu’il s’agit de faire un choix qui aboutira à une profession qu’ils seront amenés à exercer toute leur vie. L’agent virtuel est justement un outil d’orientation pour aider les étudiants à faire leur choix d’une formation.
Depuis le siècle dernier, les offres de formation ont connu une évolution phénoménale, élargissant les champ d’études et les cursus accessibles. Face à une telle diversité, la recherche d’informations peut s’avérer compliquée et fastidieuse. C’est pourquoi le service d’assistance personnalisée et constante que permet un agent virtuel est devenu une nécessité pour orienter les étudiants dans cette multitude d’offres.
Capable de tenir une conversation avec des échanges fluides et permanents, l’assistant virtuel guide et oriente par des renseignements pertinents sur les différents cursus et leurs conditions d’admission. Il peut être solliciter à tout moment car son service reste accessible 24h/24 et 7 jours/7.
L’utilisateur n’a qu’à faire part à l’assistant virtuel des informations sur son parcours et ses perspectives pour qu’il lui soumette une série des meilleures formations accessibles en fonction de ses objectifs.
Avec ses réponses précises sur chaque filière choisie et chacun de ses modules de formation, un agent virtuel permet à l’étudiant de dénicher la formation de son choix, sur la base de ses objectifs, ses conditions et ses aptitudes.
Il sert aussi de collecteur de données, qu’il filtre et recueille dans sa base de données, stockant les informations personnelles de l’étudiant. Ces rapports filtrés de chaque conversation peuvent ensuite servir de références pour l’établissement afin de proposer aux candidats les formations qu’ils recherchent ou adapter son offre de formation.
Au travers de l’utilisation d’un agent virtuel, les étudiants sont à même de bien choisir leur avenir et les établissements voient leur recrutement de candidats faciliter.
Un chatbot pour faciliter les démarches d’inscription
Une fois identifiée la filière de formation de son choix, l’étudiant passe nécessairement par la phase d’inscription auprès de l’établissement. Là encore, l’assistant virtuel est un outil qui permet de simplifier cette procédure d’inscription, qui peut comporter des démarches administratives contraignantes.
Pour constituer son dossier au complet, l’agent virtuel peut apporter des informations complémentaires sur les différents champs que l’étudiant doit remplir ou les pièces à fournir. Il permet au candidat d’éviter d’avoir à contacter l’établissement par d’interminable envoi de mails ou appels téléphoniques qui encombre les services administratifs de l’établissement.
Directement sur son smartphone, sa tablette ou sur son ordinateur, l’étudiant peut remplir les formulaires d’inscription, à partir d’un ludique questions-réponses avec l’agent conversationnel. Ce dernier fournit tous les renseignements nécessaires à l’inscription et tous les détails sur les conditions de suivi de la formation : pièces requises, frais d’inscription, frais de campus, aides financières d’études, … .
Le chatbot peut servir d’interface avec le candidat jusqu’à la finalisation de son inscription, en incluant les éventuels retours de l’établissement : demandes complémentaires, reçus des différents paiements, etc.
L’agent virtuel, outil pédagogique pour les écoles et universités
L’agent virtuel est un programme informatique d’intelligence artificielle, paramétrable sur plusieurs options de tâches. Il peut ainsi servir d’outil pédagogique aux étudiants pendant leur formation.
Le chatbot permet d’intégrer des scénarii d’apprentissage conçus de façon à proposer des contenus éducatifs de manière ludique aux étudiants. Il peut compléter l’offre de formation pour faciliter l’assimilation des savoirs ou en contrôler leur acquisition.
En cas de difficultés de compréhension, l’agent virtuel permet à l’étudiant de demander des explications complémentaires accessibles immédiatement. De nos jours, rien de plus aisé pour les jeunes que de passer par les canaux d’application de messagerie instantanée pour rechercher des informations.
Créer un tel support de proximité et de liberté d’apprentissage suscite l’engouement des étudiants à s’appliquer davantage dans les recherches et ce faisant, réussir dans leur formation.
