Aussi appelé chatbot, agent virtuel ou bot conversationnel, au delà de leur mission d’accueil ou de gestion de la relation client, les assistants virtuels peuvent prendre des rendez-vous et participer à la planification des activités de vos équipes.
Alors qu’un manager passe chaque semaine environ 4,5 heures à planifier des rendez-vous, ce qui représente près de 11% de leur temps de travail hebdomadaire, l’assistant virtuel est un outil qui permet la prise de rendez-vous directement avec des clients, usagers ou prospects. On comprend mieux pourquoi il est pertinent d’utiliser un robot virtuel à intelligence artificielle pour organiser les rendez-vous des personnels de l’entreprise.
Certains chatbots ont en effet la capacité de gérer votre emploi du temps de manière optimale. Ils sont capables de dialoguer avec les personnes qui ont reçu une invitation ou une convocation. Dites fin aux interminables échanges par mail pour prendre un rendez-vous et éviter les problèmes de disponibilité liés aux contraintes horaires.
Pour organiser un entretien, il existe différentes façons de prendre rendez-vous : par mail, par conversation téléphonique ou les deux à la fois. Bien paramétrés, un assistant virtuel est capable de prendre des rdv par ces biais sans intervention humaine.
Comment peut-on prendre rendez-vous avec un assistant virtuel ?
Process de prise de rendez-vous par mail avec un bot intelligent :
- Adoptez une solution d’agent virtuel à intelligence artificielle à l’aide d’un concepteur expert de chatbots.
- Placez l’agent virtuel en copie dès que vous contactez un prospect ou une autre personne pour fixer un rendez-vous.
- Au niveau du corps de votre missive, veuillez ajouter une phrase à l’assistant à intelligence artificielle pour lui notifier qu’il faut prendre un rendez-vous. C’est à ce moment que vous lui passez la main.
- Votre assistant virtuel reprend le dialogue avec le/les intéressé/s que vous devez rencontrer en leur indiquant les heures creuses disponibles dans votre emploi du temps.
- Dès que le rendez-vous est fixé, l’assistant virtuel se charge d’envoyer un courrier de confirmation aux personnes concernées.
Organiser la prise de rendez-vous d’un agent conversationnel par mail :
- Adoptez une solution d’agent conversationnel grâce à un concepteur expert de ce type de bot vocal,
- Assurez-vous de permettre à l’agent conversationnel d’accéder à vos agendas,
- Votre agent conversationnel se chargera à son tour d’échanger directement avec la personne concernée pour fixer et valider le rendez-vous selon les heures creuses disponibles dans votre agenda,
- Dès que le rendez-vous est fixé, l’agent conversationnel se charge d’envoyer la confirmation aux personnes concernées.
Par contre, si vous souhaitez que votre agent virtuel puisse également fixer vos rendez-vous par téléphone au delà des simples échanges par mail, il faudra choisir un agent conversationnel capable de dialoguer à l’oral en langage naturel. Ce type de chatbot plus élaboré a aussi la capacité de prendre des rendez-vous par écrit.
Cependant, il faut faire attention. Quelle que soit la situation, il faut que votre emploi du temps soit toujours mis à jour car l’intelligence artificielle ne suffit pas pour savoir si vous avez déjà pris des rendez-vous à son insu et si vous ne tenez pas votre agenda à jour.
Comment mettre en place un chatbot pour la prise de rendez-vous ?
Les prestataires spécialistes en conception et gestion de bots vocaux offrent aujourd’hui des solutions dotées d’une intelligence artificielle qui permet des usages toujours plus larges. Aujourd’hui, un agent conversationnel avec sa fonction de prise de rendez-vous vous fera gagner un temps important et ceci sans que vous fournissiez beaucoup d’efforts. Toutefois, pour arriver à un tel résultat, ce n’est pas toujours simple.
En premier, vous devez faire attention à ce que le bot puisse facilement accéder à vos calendriers. L’assistant virtuel doit pouvoir consulter votre agenda pour en tirer les informations nécessaires et doit pouvoir enregistrer des données là-dessus afin d’informer éventuellement d’autres personnes concernées par la réunion. Dans certains cas, il peut y avoir par exemple certains problèmes de sécurité ou de pare-feu qu’il faudra nécessairement résoudre.
Votre emploi du temps ainsi que celui des autres participants doivent par ailleurs forcément être à jour. La mise à jour des agendas et des rendez-vous fixés demande un entretien continu. Rien ne reste figé, il y a une perpétuelle évolution. C’est pour cela que vous devez prendre en compte ce paramètre et assurer la maintenance du programme de prise de rendez-vous de l’assistant conversationnel. Vous devez vous assurer que cette maintenance est bien considérée par vos collaborateurs et/ou par votre fournisseur.
Toutefois, l’agent aura rapidement le contrôle de vos disponibilités et aussi de vos indisponibilités. Vous pourrez lui indiquer vos exigences. À titre d’exemple, vous pourrez lui spécifier que vous ne désirez pas avoir de rendez-vous dans un créneau horaire bien défini. Ou encore la durée de la pause qu’il faut entre deux rendez-vous ou les endroits où vous préférez tenir vos rendez-vous.
Quels avantages à utiliser un assistant virtuel pour la prise de rendez-vous ?
Dès que les premiers réglages ont été effectués sur l’assistant virtuel, sa gestion de votre emploi du temps grâce à l’intelligence artificielle peut commencer. Dès cet instant, vous devez mettre les coordonnées (adresse) de votre assistant virtuel intelligent en copie de chaque missive en rapport avec une prise de rendez-vous. N’oubliez pas d’en faire part aux personnes concernées afin qu’il n’y ait pas de confusion. En ajoutant une phrase dans le message qui demande à l’assistant virtuel de prendre un rendez-vous, il se chargera du reste des échanges.
Sans remplir votre boite de messagerie avec le flux des échanges entre votre agent à intelligence artificielle et vos interlocuteurs, le robot virtuel saura proposer des créneaux horaires et des lieux de rendez-vous. Il le fera jusqu’à ce qu’il obtienne la confirmation de toutes les personnes concernées. L’agent virtuel utilisera sans exception un ton poli et avenant avec tous vos interlocuteurs. Il est parfaitement capable de gérer les échanges sans s’énerver ou s’impatienter. De plus, il ne rate jamais une information.
Au moment où il s’apprêtera à fixer l’heure et le lieu de la rencontre, l’assistant virtuel se chargera encore d’envoyer une invitation aux personnes concernées comprenant toutes les données nécessaires. Dans le même temps, il se chargera d’ajouter l’heure dans votre emploi du temps personnel et vous le notifiera.
Voulez-vous avancer, reporter ou tout simplement annuler un rendez-vous dans votre emploi du temps ? Dans ce cas, vous n’avez qu’à envoyer le message à votre agent virtuel intelligent, il se chargera de toutes les démarches nécessaires et vous notifiera l’actuelle organisation de votre agenda dès que les créneaux horaires seront fixés avec les personnes concernées. En attendant, vous pourrez lui demander un briefing des modifications demandées et il vous fera un rapport clair et entier.
Dans une situation exceptionnelle, si vous devez annuler tous vos rendez-vous de la journée ou reporter les rencontres sur des dates ultérieures, il suffit d’informer votre assistant virtuel intelligent. Il se chargera d’apporter les modifications à votre planning et d’en faire part aux participants. Ainsi, le travail sera réalisé pour faire de votre désir une réalité !
