Polyvalent, rapide et efficace, le/la secrétaire bureautique assure le secrétariat d’un service ou d’un responsable de l’entreprise. Il réalise l’ensemble des tâches administratives nécessaires dans le traitement des dossiers.

Maillon indispensable dans une entreprise, il assure la communication entre les différents services. Véritable allié de la personne qu’il assiste, il se charge également de l’accueil des visiteurs, de la planification des rendez-vous, des courriers, de l’organisation des voyages d’affaires.

Intégrant une entreprise, une industrie ou une société, le secrétaire bureautique peut aussi travailler pour un particulier nécessitant ses services comme un écrivain, un avocat ou encore un huissier.
Les tâches du secrétaire sont multiples et dépendent de l’activité de l’entreprise qui l’embauche.
Dans tous les cas, le secrétaire possède des qualités indispensables pour pouvoir assurer ses tâches de manière optimale.

De nouvelles sociétés sont créées chaque jour, rendant la recherche de secrétaire fastidieuse. En effet, les candidats sont encore peu nombreux par rapport aux demandes des entreprises.
Certaines sociétés choisissent ainsi de se tourner vers la formation en alternance pour recruter des secrétaires qualifiés formés à leurs métiers.

Cette option leur permet de trouver de bons candidats pour le poste et de les former aux activités bien avant la fin de leurs études. Les entreprises pourront de ce fait voir la progression des candidats et les former de manière optimale.

Le métier de secrétaire bureautique

Missions

Les activités du secrétaire tournent autour de l’administration. Rattaché à un service ou une personne, il exécute ses activités en respectant des règlements spécifiques. Ces activités peuvent toutefois varier selon le domaine d’intervention de l’entreprise. Garant du bon fonctionnement des activités, il doit faire preuve d’autonomie et de sérieux.

Tâches et fonctions

Passe-partout, le secrétaire s’adapte à toutes les situations et exécute toutes les tâches avec professionnalisme. D’une manière générale, le secrétaire :

  • Accueille les visiteurs, les renseigne et répond à leurs demandes
  •  Assure la gestion des appels téléphoniques : appels entrants et appels sortants
  • Reçoit les e-mails et les courriers et les transmet aux services ou personnes concernées
  • Se charge de la gestion de l’agenda de son supérieur :
  •  Il fixe les dates de rendez-vous
    •  Il planifie les réunions
    • Il programme les dates de voyages et de déplacements
  • Il organise les réunions :
    • Il informe les personnes ou services concernés
    •  Il confirme les dates de réunion
    •  Il rédige et envoie les comptes rendu
    •  Il prend note des échanges
  • Il effectue tous travaux de saisie
    •  Il classe les dossiers et les met à jour
    •  Il s’occupe de l’administration et des paperasses

Le profil

Les qualifications professionnelles requises pour le poste de secrétaire

Le métier de secrétaire s’adresse aux profils détenteurs d’un niveau bac minimum. Les entreprises sont notamment à la recherche des profils avec les diplômes suivants :

  • Bac professionnel
  • Bac technologique
  • BTS en Bureautique et secrétariat
  • BEP dans le secteur tertiaire

L’expérience compte également énormément dans les procédures d’embauche.

Les compétences requises

Le secrétaire doit posséder certaines compétences pour exécuter ses activités en bonne et due forme. Ces compétences spécifiques lui permettent d’être plus rapide et plus efficace dans son travail. Le secrétaire doit ainsi :

  • Avoir des connaissances en terminologie, procédures juridiques et droit commercial
  •  Maîtriser les normes rédactionnelles pour le courrier, le mailing, etc.
  • Connaître les techniques de saisie en utilisant un dictaphone
  • Connaître le droit du travail
  • Maîtriser les logiciels comptables ainsi que la comptabilité en général
  • Être capable de suivre un dossier jusqu’à son aboutissement
  • Connaître les techniques d’archivage des dossiers en utilisant des méthodes de classification et d’indexation.
  • Connaître les méthodes de logistique utilisées en recrutement et en formation
  • Être capable de gérer l’administration

Les qualités nécessaires pour exercer le métier de secrétaire

Travaillant essentiellement au bureau, le secrétaire doit maîtriser certaines techniques afin de fournir un travail de qualité.

Ainsi, il doit maitriser :

  • Les outils bureautiques et informatiques
  •  La sténographie
  • Les règles d’affranchissement liées au courrier
  • Les techniques de prise de note ou encore
  • L’art de rédiger les résumés ou comptes rendus
  • Maitriser les techniques de numérisation

Un métier en tension

Le profil de secrétaire ne risque pas de se retrouver au chômage. Ce professionnel est très recherché aussi bien par les entreprises que par les particuliers qui exercent un statut indépendant. Ils peuvent signer un contrat en CDD ou en CDI selon la structure des entreprises.

Tous les secteurs d’activités ont besoin d’un secrétaire. Ce dernier facilite la tâche des sociétés tout en instaurant une bonne organisation entre les différents départements.

Les autres appellations du métier de secrétaire :

  • Assistant communication
  • Assistant juridique
  • Assistant de direction
  • Assistant de gestion

Évolution dans le métier de secrétaire

Le métier de secrétariat constitue un point de départ pour réaliser une brillante carrière. En étoffant ses connaissances et en acquérant de nouvelles compétences, le profil peut envisager d’occuper des postes plus importants dans des secteurs différents.

Ils peuvent se spécialiser dans le domaine de l’immobilier et devenir secrétaire de groupe d’immeubles ou secrétaire de syndic immobilier. Le profil peut également devenir formateur en secrétariat assistanat à condition de suivre le cursus permettant d’accéder à ce poste.

S’il choisit de se spécialiser dans la comptabilité, le profil pourra également devenir secrétaire comptable. Enfin, dans le secteur de la santé, le candidat peut aussi occuper le poste de secrétaire médical ou d’assistant médico-social et travailler dans une clinique ou un cabinet médical.

Liste des postes accessibles pour le secrétaire :

  • Secrétaire de groupe d’immeubles
  • Formateur / Formatrice secrétariat assistanat
  • Secrétaire juridique
  • Assistant médical

Engager un secrétaire par la formation en alternance

Recrutement externe

Les candidats de 26 ans et moins

Les profils de moins de 26 ans qui souhaitent embrasser une carrière dans le secrétariat ont deux options :

  • Le contrat d’apprentissage permet aux jeunes de plus de 16 ans de recevoir une formation en alternance en vue d’intégrer une entreprise
  • Le bac professionnel permet de bénéficier d’un contrat de formation en alternance et devenir secrétaire

Les candidats déjà bacheliers pourront également utiliser le contrat d’apprentissage dans le but de poursuivre leurs études et ainsi acquérir un diplôme BTS ou DUT.

Les candidats de 26 ans et plus

Il est recommandé aux candidats de plus de 26 ans de choisir le contrat de professionnalisation. Cela lui permet d’accéder à une formation professionnelle qui sera sanctionnée par un CQP, un titre, un diplôme ou une qualification professionnelle reconnue.

Divisée en deux parties distinctes, cette formation comprend des heures de théorie organisées par les organismes de formation, mais également une partie pratique qui doit avoir lieu au sein de l’entreprise pour que le candidat puisse s’initier au métier.

Recrutement interne à l’entreprise

Certaines entreprises préfèrent proposer les postes vacants aux autres employés par le biais de la promotion en interne. Dans tous les cas, les candidats qui souhaitent prétendre au poste doivent faire leurs preuves en apprenant le B-à-Ba du métier.

Une formation en alternance constitue une solution à la fois rapide et efficace pour recruter de bons profils qui sont déjà habitués aux activités de l’entreprise.