L’accueil téléphonique d’une entreprise représente un élément déterminant de son image auprès de la clientèle qui en font souvent un enjeu majeur. Pour autant c’est un poste dont la gestion en interne peut représenter un coût important pour l’entreprise qui doit étudier la possibilité d’externaliser son accueil téléphonique.
Un accueil téléphonique externalisé présente en effet de nombreux avantages, particulièrement en termes de coûts de fonctionnement pour l’entreprise. Il représente surtout la meilleure solution pour les sociétés qui n’ont pas les moyens ou le désir d’implanter un service dédié à l’accueil téléphonique en leur sein.
Externaliser pour améliorer l’accueil téléphonique
Une communication téléphonique permet de créer une relation directe entre un prospect ou un client existant et une marque. Pour qu’elle soit exploitable pour l’entreprise, la communication doit être possible mais aussi être un moment positif pour le client.
En offrant une meilleur disponibilité tout en assurant une prestation de qualité, externaliser l’accueil téléphonique peut avoir un impact bénéfique sur la relation client d’une entreprise.
Assurer une meilleur disponibilité de l’entreprise
L’externalisation de l’accueil téléphonique permet à l’entreprise de recourir aux services d’un professionnel du secteur afin de disposer de plusieurs équipes disponibles et qui sont facilement joignables à tout moment. Être doté d’un accueil téléphonique confère à l’entreprise la capacité d’offrir à ses clients une disponibilité totale.
L’externalisation permet de réduire considérablement les longues attentes des clients et leur donne la possibilité de contacter la société à l’heure qui leur convient le plus.
Assurer un accueil téléphonique de qualité
L’accueil téléphonique d’une entreprise assuré par des employés qui n’ont pas été recrutés pour cette tâche présente de grands risques. En effet, en plus de ne pas être toujours disponibles pour décrocher les appels, ces personnels peuvent avoir une sensation de gêne dans l’exercice de leurs fonctions. Dans le pire des cas, ces employés ne seront pas vraiment en mesure de donner des réponses adaptées aux demandes du client.
Externaliser l’accueil téléphonique permet donc d’éviter ces potentiels dangers. Grâce aux équipes constituées d’agents formés, compétents et expérimentés, les prospects et les clients peuvent recevoir à tout moment un accueil agréable et professionnel.
Un accueil téléphonique externalisé permet une maîtrise des coûts
Le second bénéfice de l’externalisation de l’accueil téléphonique pour l’entreprise est qu’il facilite la maîtrise des coûts générés par ce poste et permet souvent de les réduire.
Une meilleur gestion des coûts
Recourir aux services d’un prestataire extérieur pour la gestion de son accueil téléphonique donne la capacité à une société de prévoir le budget qu’elle souhaite utiliser pour offrir un bon accueil téléphonique à ses clients.
En dehors du cout imprévisible, voire incertain (lorsqu’on prend en compte le temps que l’accueil téléphonique s’approprie au détriment des tâches des employés) d’un service d’accueil en interne mal organisé, le budget affecté à un service externalisé est défini à l’avance. Cela évite les dépenses supplémentaires et imprévues. L’entreprise rencontre le prestataire chargé de l’aider à assurer un accueil téléphonique performant et disponible.
Une réduction des charges
L’externalisation de l’accueil téléphonique d’une entreprise permet aussi de diminuer considérablement les charges physiques qu’il faudrait utiliser pour gérer le service en interne.
Le matériel bureautique et technologique, le recours aux services d’un opérateur mobile, la formation des agents, etc. Telles sont les charges qui pèsent sur une société qui a la volonté de mettre en place un service d’accueil téléphonique au sein de leur entreprise.
Externaliser l’accueil téléphonique permet à la structure de réaliser des économies conséquentes en termes de cout, mais aussi de temps. Elle n’a plus besoin de lancer des lourds processus de recrutement ni d’achat d’équipements de dernière génération assez chers. Toutes ces charges sont prises en compte dans l’offre du prestataire de l’accueil téléphonique externalisé.
L’accueil externalisé intègre les nouvelles technologies
Le dernier avantage important de l’externalisation du service d’accueil téléphonique est l’accès aux dernières inventions technologiques. En effet, les prestataires d’accueil téléphoniques sont constamment à l’affut des progrès de l’innovation et cherchent à intégrer rapidement à leur fonctionnement les nouvelles technologiques bénéfiques à leurs activités, tout en en faisant bénéficier leurs clients.
Des nouvelles technologies de communication
Les professionnels de l’accueil téléphonique sont ainsi dotés d’instruments de gestion des flux de communication très performants. Avec ces outils, les spécialistes diminuent considérablement les attentes des clients, proposent des comptes-rendus détaillés de l’activité et se chargent d’adapter les moyens nécessaires pour un accueil de qualité. Ils sont même capables de donner une marge de manœuvre en toute souplesse aux agents internes de l’entreprise pour les situations les impliquant.
Des nouvelles technologies d’accueil et d’interface client
En outre, certaines sociétés spécialisées offrent des inventions technologiques adéquates aux besoins du service. À titre d’exemple, l’assistant conversationnel ou le chatbot vocal peuvent libérer les agents humains des tâches démotivantes en réalisant le filtrage et le transfert des demandes entrantes.
Certaines options proposées par certains concepteurs de chatbot peuvent même effectuer des campagnes téléphoniques à plus grande échelle en un laps de temps et pour un budget vraiment réduit.
