Pour la mise en place d’un agent conversationnel ou chatbot, il est important de prendre en compte ses fonctionnalités et les tâches qui lui seront confiées. Le délai de la mise en place est déterminé en fonction de ces paramètres et peut durer s’étaler de quelques heures dans le cadre de l’installation d’un service d’accueil téléphonique par exemple, à plusieurs mois s’il s’agit de la mise en place d’un bot ayant des fonctionnalités spécifiques qui doit être intégré à un centre d’appel.
Tout dépend donc en premier lieu des fonctionnalités que vous attendez d’un chatbot, ce sont elles qui conditionneront le temps d’intégration de cet outil à votre activité!
Temps d’installation d’un bot conversationnel pour l’accueil téléphonique
S’il s’agit de la mise en place d’un bot bocal qui sera utilisé comme un agent d’accueil téléphonique pour un acteur qui désire avoir un simple service, il faut prévoir un délai de mise en place allant de un à deux jours maximum pour la personnalisation.
Le temps d’installation va dépendre du client qui doit fournir les informations ou les éléments indispensables pour que le paramétrage se fasse rapidement. De plus, il faut prendre en compte le temps de montage du système. Cependant, le temps nécessaire pour l’installation ne peut excéder 2 ou 3 jours de travail. Si tout se passe bien, on peut prévoir mettre en place et tester l’agent conversationnel en une semaine et le mettre en marche la semaine qui suit.
Pour les services personnalisés par contre, il faut savoir que ce temps fluctue. À titre d’exemple, pour un manuscrit de télémarketing, cela peut nécessiter une à deux semaines de composition et d’approfondissement. Pour un scénario métier pour une assurance par exemple, cela peut prendre deux à trois mois.
Comment accélérer la mise en place d’un agent conversationnel ?
Pour un agent conversationnel « standard »
Pour l’intégration d’un agent conversationnel standard du type accueil téléphonique, le principal problème réside au niveau de l’obtention des informations. L’assistant conversationnel doit avoir la possibilité d’accéder facilement aux différentes bases de données du prospect. Mais aussi à ses bases de connaissances et à ses agendas. Pour une installation plus rapide de l’agent conversationnel, il est indiqué de rassembler toutes ces informations dans une seule base.
Pour un bot conversationnel personnalisé
Certaines entreprises désirent intégrer un bot conversationnel sur mesure dans leurs relations client. Dans le cas où il s’agit d’un chatbot personnalisé, nous préconisons de développer assez rapidement les éléments les plus performants pour un accompagnement client dès qu’ils exposent leurs requêtes. Par ailleurs, cette mesure est aussi prise pour habituer les employés aux modifications que cette intégration va induire.
Par ailleurs, il est assez difficile de deviner comment le client va percevoir ou quel ressenti il aura sur un phrasé ou le ton d’une voix. Cela peut paraître inutile et pourtant il s’agit d’un élément non négligeable. Il est primordial de maîtriser les composantes de conversation et la personnalité de l’assistant virtuel si l’on veut réussir cette mission. Il est alors fortement indiqué de faire une mise en œuvre assez rapide afin de permettre que l’entreprise s’habitue ce nouvel élément.
L’apprentissage permet de limiter les dangers qui seraient liés la montée en puissance de l’agent virtuel dans ses fonctions. Un prototype de l’agent conversationnel peut ainsi être utilisé sur un segment de population test ou un service en particulier pour faciliter son adaptation à l’activité de l’entreprise et permettre au client de s’habituer à l’intégration progressive de l’agent conversationnel dans ses échanges.
