L’employeur doit suivre les procédures en vigueur lors de l’embauche d’un salarié, qu’il s’agisse d’un contrat en CDD ou en CDI. Pour réussir un recrutement, il convient de le préparer en amont et et de respecter le cadre légal lors de l’embauche.
La signature d’un CDD requiert notamment plusieurs règles à suivre. Le contrat à durée déterminée constitue un accord de prestation de travail signé par l’employeur et l’employé et précise les clauses relatives aux conditions d’exercice et à la mission professionnel du futur salarié selon le cadre légal en vigueur.
Les étapes préparatoires du recrutement
Avant chaque embauche, l’employeur doit mettre en œuvre son processus de recrutement. Cette étape consiste à rédiger l’offre d’emploi, à la publier et à organiser et réaliser les entretiens des candidats.
Rédiger une offre d’emploi
L’offre d’emploi doit être rédigée avec soin. Complète, elle doit comprendre toutes les informations susceptibles d’intéresser les candidats. Objectifs, ces renseignements doivent toutefois rester dans le cadre légal.
Publier une offre en ligne
Une fois rédigée et vérifiée, l’offre doit être diffusée pour être lue par les candidats potentiels. L’employeur a plusieurs possibilités pour rendre cette annonce publique. Certains outils sont toutefois plus efficaces que d’autres. Les services en ligne sont à la fois simples, pratiques et rapides. Il est possible de diffuser les annonces sur le site de Pôle Emploi, sur les différentes plateformes dédiées à l’emploi ainsi que sur les réseaux sociaux.
Organiser et encadrer les entretiens d’embauche
Avant de recevoir les candidats potentiels en entretien, il faut présélectionner les candidats en étudiant leurs profils et en les comparant aux exigences demandées par le poste.
Ensuite, il faut préparer les questions à poser aux candidats. S’ils doivent faire un test, l’employeur doit également s’assurer que les outils de travail nécessaires sont en place avant de l’accueillir.
Pendant l’entretien, le responsable de recrutement évalue globalement le candidat pour avoir une première impression. Il est parfois nécessaire d’adapter le questionnaire afin de mieux cerner le profil du candidat.
Une fois tous les candidats potentiels reçus, l’employeur doit revoir chaque dossier et identifier le candidat le mieux adapté pour le poste vacant.
L’obligation de Déclaration Préalable à l’embauche
Depuis le 1er août 2015, la DUE ou Déclaration Unique d’embauche a été remplacée par la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) conformément au décret n°2011–681 du 16 juin 2011.
Ce document doit être envoyé à l’Ursaaf ou à la MSA en vue de son enregistrement dans un délai de 8 jours avant le recrutement du profil et au plus tard le jour de prise de fonction de celui-ci. Après avoir reçu le document, ces organismes ont un délai de 5 jours pour le statuer. Après ce délai, ils envoient un récépissé en guise d’accusé de réception de la DPAE qui comprend les informations enregistrées.
Le récépissé en main, l’employeur offre au salarié une copie de la DPAE ou une copie du récépissé. Si l’organisme ayant statué le document est mentionné dans le contrat de travail, l’employeur a rempli les procédures d’embauche.
S’il s’agit d’une convention de stage, l’employeur n’est pas obligé de réaliser une DPAE pour les stagiaires, puisque ce dernier n’est pas considéré comme salarié.
Au cas où l’entreprise ne réalise pas une DPAE pour chacun des recrutements effectués, il réalise une infraction de travail dissimulé. Ainsi, il encourt une amende de 1062 euros par salarié.
La signature du contrat
La signature d’un contrat écrit n’est pas obligatoire dans le cadre d’un CDI sauf si une convention collective le prévoit. En l’absence d’écrit obligatoire, l’employeur doit toutefois remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). En pratique, il convient cependant de préciser les conditions d’exercice et de rémunération d’un salarié par écrit, notamment pour prévenir tout conflit.
Pour que le contrat soit considéré légal, il doit être lu et signé par les deux parties, à savoir l’employeur et l’employé. Le contrat doit être signé environ 2 jours après le recrutement. Le cas échéant, le CDD perd sa valeur.
Dans un tel cas, le CDD est considéré comme CDI ou contrat à durée indéterminée sans passage par la période d’essai. À noter que cette règle n’est pas valable si le salarié ne souhaite pas signer son contrat dans un délai de 2 jours afin de le transformer en CDI.
L’inscription du salarié au registre du personnel
Chaque employeur doit posséder un registre unique du personnel, à l’exception d’un particulier-employeur. Les salariés en CDD doivent être inscrits dans ce registre, peu importe la durée du contrat et la taille de l’entreprise.
Ce registre peut être enregistré dans un support numérique. Il doit comprendre les recrutements effectués de manière indélébile et par ordre chronologique. Les informations suivantes doivent être mentionnées dans ce document pour chaque salarié engagé.
- La mention « Contrat à Durée Déterminée »
- les informations concernant le salarié : nom, prénoms, date de naissance, date d’entrée dans la société et date de fin de contrat
- pour les travailleurs étrangers, il faut vérifier le numéro d’ordre du titre lui permettant de travailler
- pour les salariés recrutés avec des contrats successifs, que ce soit en extra ou en CDD, il est impératif
L’employeur est tenu de garder les informations qui se trouvent sur le registre durant une période de 5 ans à compter de la date où le salarié quitte l’entreprise.
Si l’employeur ne tient pas de registre unique du personnel ou si le document n’est pas actualisé, ou bien si certaines mentions ne figurent pas dans le registre, l’entreprise encourt une amende à hauteur de 3750 euros par chaque salarié concerné.
La visite médicale d’embauche d’un salarié
Une Visite d’information et de prévention (VIP), anciennement appelée « visite médicale d’embauche », doit obligatoirement être mise en place par l’employeur. Cela permet à l’entreprise de connaître l’état de santé des employés embauchés en CDD dans le but de les renseigner sur les éventuels risques lié à l’exécution de leur contrat et à l’exercice de leurs conditions de travail.
Le salarié doit passer la VIP dans un délai de 3 mois après son entrée en poste. Après la visite, l’employeur reçoit une attestation de visite.
Les salariés possédant une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé ou RQTH ou bien titulaire d’une pension d’invalidité peuvent jouir d’un suivi personnalisé.
Par ailleurs, une surveillance individuelle renforcée est assurée pour les salariés occupant des postes à risques. C’est par exemple le cas d’un poste où l’employé s’expose à l’amiante.
L’employeur qui ne s’acquitte pas de ces obligations médicales et de sécurité peut être amené à verser une amende de 1500 euros. Une peine d’emprisonnement d’une durée de 4 mois avec une amende de 3750 euros est fixée s’il y a récidives.
L’affiliation du salarié à une caisse de retraite complémentaire
Chaque fois qu’un nouveau salarié est embauché, l’employeur doit l’affilier à un établissement de retraite complémentaire. Pour ce faire, l’employeur peut solliciter les conseils d’une institution rattachée à l’ARRCO ou Association pour le Régime de Retraite Complémentaire. Tous les salariés privés ou membres de l’Argic ou Association Générale des Institutions des Retraites des Cadres doivent être affiliés.
L’obligation de déclarer les mouvements de mains d’œuvre
Les entreprises ayant un effectif égal ou supérieur à 50 employés doivent obligatoirement remplir une Déclaration des Mouvements de Mains d’œuvre (DMMO). Ce document doit mentionner les contrats CDD signés ou rompus pendant le mois précédent.
Cette déclaration doit être remise à la Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques (Dares) pendant les 8 premiers jours du mois.
