Les fonctions du gestionnaire de paie ont évolué au delà du simple éditeur de fiches de paie. Il se charge de nos jours, de l’optimisation des charges sociales et de la gestion administrative du personnel.

Le gestionnaire de paie garantit une gestion administrative de la paie du personnel, conformément au droit du travail et au droit social. Sa principale mission consiste à établir les bulletins de paie du personnel. Il est aussi tenu de préparer et comptabiliser la paie compte tenu d’un ensemble de démarches administratives et techniques. Il se charge des déclarations sociales obligatoires relatives à la rémunération des salariés et assure également la gestion administrative du personnel (recrutement, congé, absence, retraite…).

En général, le gestionnaire de paie exerce sa profession dans une entreprise du secteur privé, au sein du service des ressources humaines, du service comptable ou de l’administration du personnel. Il peut aussi être salarié par des prestataires tels que les cabinets d’expertise comptable ou les sous-traitants en paie.Lorsqu’il est employé par un établissement public, il prend le statut de fonctionnaire.

Presque toutes les entreprises comptant un effectif de 50 salariés au moins disposent d’une personne ou d’une équipe qui se charge du traitement de la paie. Cependant, le métier de gestionnaire de paie est boudé par la plupart des diplômés qui rebutent le côté « chiffres et paperasse » du poste.

Pour satisfaire leurs besoins, les entreprises ouvrent le recrutement de gestionnaire de paie à des candidats issus de la formation en alternance. Ainsi, elles peuvent s’assurer de disposer de jeunes diplômés ayant acquis une première expérience dans le domaine et qui sont formés sur mesure aux métiers de l’entreprise.

Le métier de gestionnaire de paie

Missions

Une des missions importantes du gestionnaire de paie est l’établissement des bulletins de salaires. Il se charge aussi de calculer, de remplir et gérer les déclarations sociales telles que les cotisations patronales et salariales, les caisses de retraite, Urssaf etc.

Le gestionnaire de paie veille également à l’application des règlementations en vigueur en ce qui concerne la rémunération et la gestion du personnel.

Il renseigne les salariés quant à leurs demandes sur les éléments du bulletin de salaire. Il fournit à la direction des renseignements sur le suivi et la gestion des salaires en établissant des tableaux de bord périodiques.

Tâches et fonctions

Le gestionnaire de paie travaille dans une entreprise publique ou privée au sein du service comptabilité ou ressources humaines. Il peut aussi travailler au sein d’un prestataire de services ou d’un cabinet d’expertise comptable.

Quelque soit la structure où il évolue, les activités du gestionnaire de gestion restent les suivantes :

  • Etablir les bulletins de salaire
    • collecte des éléments variables de la rémunération : heures travaillées, congés, absence, arrêt maladie, primes, indemnités etc
    • mise à jour les informations relatives aux remboursements ou prélèvements sur les salaires
    • vérification et comptage de chacun des éléments avant de saisir le bulletin de paie sur le logiciel
    • imputation des charges du personnel dans la comptabilité
    • analyses de la paie établie en réalisant des tableaux de bord concernant le suivi et la gestion des salaires

      Une des missions importantes du gestionnaire de paie est l’établissement des bulletins de salaires
  • assurer la gestion des charges sociales
    • établissement des déclarations sociales et la DADSU (déclaration automatisée des données sociales unifiée)
    • traitement, contrôle et suivi des cotisations périodiques (annuelles, trimestrielles et mensuelles)
    • gestion des relations avec les organismes sociaux : mutuelle et caisses de retraite
  • assurer la gestion administrative du personnel
    • gestion des entrées et sorties des salariés : saisie des contrats de travail, établissement des déclarations concernées, intégration en paie, application des procédures de licenciement etc
    • application des conventions collectives, règles sociales et la législation sur la gestion de la rémunération
    • faire une veille sur la législation du travail, les décisions de la cour de cassation ou de la cour de justice prudhommale, les conventions collectives
    • fournir des réponses aux salariés quant à la paie, les charges sociales et congés.

Le profil du gestionnaire de paie

Les qualifications professionnelles requises pour devenir gestionnaire de paie

Pour exercer la profession de gestionnaire  de paie, le niveau de formation requis peut varier suivant le niveau de responsabilité ou du service. De plus, contrairement aux autres métiers des ressources humaines, la fonction de gestionnaire de paie est accessible dès le niveau bac.

  • BEP Comptabilité justifiée par une expérience professionnelle
  • Bac pro Comptabilité
  • Bac général : ES, S ou STG

Pour faciliter l’insertion des candidats, les recruteurs s’intéressent de près aux titulaires d’un diplôme de niveau bac +2 :

  • BTS ou DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : se préparant en 2 ans après le bac avec option ressources humaines en 2ème année
  • BTS Comptabilité et Gestion des Organisations

Après le bac+2, d’autres formations peuvent aussi être suivies en alternance de la licence aux masters professionnels.

  • Licence professionnelle Gestion des rémunérations ou Gestion de la paie : se prépare en 3 ans après le bac
  • Licence des autres disciplines universitaires : gestion, économie, droit…
  • Master professionnel en ressources humaines

Les compétences requises pour devenir gestionnaire de paie

Gérer les salaires d’une entreprise représente une énorme responsabilité tant envers l’entreprise que les salariés. Le gestionnaire de paie doit connaître les points ci-après :

  • règles de base liées à la gestion de la rémunération et de la gestion du personnel
  • législation sociale, règles sociales et conventions collectives applicables à l’entreprise
  • droit de la Sécurité Sociale
  • Rôle et fonctionnement des organismes sociaux et différentes institutions
  • Utilisation d’un logiciel de paie (Sage, Ciel…)
  • certains comptes du plan comptable notamment ceux liés aux charges du personnel;
  • anglais opérationnel.

Les qualités du gestionnaire de paie

Les qualités du gestionnaire de paie lui sont nécessaires pour assurer au mieux ses missions. Même s’il doit avoir un bon sens relationnel et une certaine diplomatie pour instaurer de bonnes relations avec l’ensemble des salariés de l’entreprise, le gestionnaire de paie doit tout de même être :

  • neutre et discret pour maintenir un bon climat social
  • objectif et impartial pour ne pas être tenté de favoriser un ou des salariés
  • rigoureux dans l’organisation de ses activités afin de pouvoir respecter les délais
  • fiable et précis dans la manipulation des chiffres pour ne pas commettre des erreurs
  • persévérant et patient dans la recherche d’erreurs
  • tenace et réactif pour réaliser une veille de connaissances relatives à la profession
  • résistant face au stress surtout en périodes d’intensification de ses activités (en fin de mois, en fin de trimestre et en fin d’années)
  • coopératif en participant à l’amélioration des outils et procédés utilisés par le service dans la gestion de la rémunération

Un métier en tension

La plupart des entreprises qui emploient plus de 50 salariés ont besoin de faire traiter la paie de leur personnel par un gestionnaire de paie ou un prestataire spécialisé. Les débouchés pour ce métier sont donc nombreux, que ce soit dans le secteur privé que dans l’administration.

Le gestionnaire de paie renseigne les salariés quant à leurs demandes sur les éléments du bulletin de salaire.

Les fonctions du gestionnaire de paie ayant évolué vers l’optimisation des charges et la gestion du personnel, les candidats qui disposent d’une double compétence (comptable et paie)  sont particulièrement demandés dans les petites structures. De plus, cette fonction permet d’accéder à d’autres métiers des ressources humaines plus importants.

Cependant, la profession n’attire pas autant de diplômés que les offres proposées. En effet, les jeunes diplômés sont découragés face aux stéréotypes émis sur le métier de gestionnaire de paie comme étant un métier répétitif et rigide qui consiste uniquement à manipuler des chiffres.

Les autres intitulés du poste de gestionnaire de paie

  • Responsable de la rémunération
  • Gestionnaire de la rémunération
  • Technicien de paie
  • Chargé de la paie
  • Payroll manager
  • Responsable paie et administration du personnel

Évolution dans la profession de gestionnaire de paie

Les fonctions actuelles du gestionnaire de paie ne ressemblent plus à celles du simple salarié qui édite les fiches de paie. Il se charge de nos jours, de l’optimisation des charges sociales et de la gestion administrative du personnel.

Le métier ouvre alors l’accès à des emplois plus importants en ressources humaines. En entreprise, il peut devenir responsable paie et à plus long terme, responsable des ressources humaines ou généraliste RH. Il peut également se spécialiser dans la paie des expatriés s’il évolue dans une entreprise internationale.

S’il exerce dans un cabinet d’expertise comptable, il peut accéder au poste de responsable de pôle.

Liste des postes accessibles par le gestionnaire de paie après formation

  • Responsable paie
  • Responsable RH
  • Généraliste RH
  • Responsable spécialisé en paie des expatriés
  • Responsable de pôle

La formation en alternance, pour recruter un gestionnaire de paie

Recrutement en externe à l’entreprise

Les candidats de 26 ans et moins

Les candidats qui ont un niveau inférieur au bac peuvent prétendre au :

  • contrat d’apprentissage qui permet aux entreprises ou aux cabinets de recruter et de former des candidats de plus de 16 ans
  • bac professionnel qui ouvre l’accès à plusieurs formations en alternance pour devenir gestionnaire de paie.

Pour les candidats ayant un niveau bac, le contrat d’apprentissage leur permet d’accéder à une formation en alternance pour obtenir un diplôme de niveau bac+2 (BTS ou DUT). Ils pourront ensuite compléter cette formation par un diplôme de niveau bac+3 (licence pro) ou de niveau bac+5 (master ou master pro).

Les candidats de 26 ans et plus

Ils peuvent prétendre au contrat de professionnalisation qui leur donne accès à une formation professionnelle qualifiante sanctionnée par un diplôme, un titre, un CQP ou une qualification professionnelle reconnue.

Cette formation professionnelle repose sur l’alternance entre l’organisme de formation et l’entreprise. Elle peut aussi être dispensée uniquement par l’entreprise si elle dispose d’un centre de formation.

Évolution interne à l’entreprise 

Au sein d’une entreprise, l’évolution du poste de gestionnaire de paie ne se traduit pas seulement par une promotion à un poste plus important. Elle concerne surtout la complexification des tâches causée par les besoins de l’entreprise (temps partiels, accroissement du nombre d’employés…), le passage de l’entreprise à une notoriété plus importante (au niveau international par exemple).

Le gestionnaire de paie doit alors améliorer ses connaissances notamment juridiques et fiscales pour pouvoir assurer ses nouvelles fonctions. Pour acquérir de nouveaux savoirs et savoir-faire, l’entreprise peut lui donner l’opportunité de suivre une formation en alternance afin d’accéder au poste de responsable de paie, responsable RH, responsable de pôle, ou responsable spécialisé en paie des expatriés.