Afin de pallier à un manque de main d’œuvre qualifiée ou répondre aux besoins de formation à leurs métiers, de nombreuses entreprises françaises se tournent vers le recrutement de salariés en contrat d’apprentissage.
Recruter un salarié en contrat d’apprentissage permet de faciliter son intégration dans l’entreprise tout en le formant et installer un climat de confiance qui peut déboucher sur une future embauche à long terme. L’apprentissage représente ainsi une manière simple et efficace pour l’entreprise de faire face à ses besoins tout en fidélisant ses salariés.
Pour autant, savoir comment recruter un apprenti ne s’improvise pas car le processus d’embauche diffère d’un contrat de travail « classique« . De plus, la préparation du recrutement en apprentissage est primordiale pour faciliter l’intégration de l’apprenti dans l’entreprise et contribuer au mieux à son développement.
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Définir les besoins de l’entreprise et les champs de l’apprentissage
La définition des besoins de l’entreprise en termes de mains d’œuvres et de qualification nécessaire est la première étape à ne pas négliger avant un recrutement.
Il s’agit de cerner précisément les contours du poste à pourvoir pour évaluer ce que l’apprenant devra apporter à votre entreprise. Les chances de réussir un recrutement en alternance dépendent beaucoup de la définition en amont des missions et objectifs afférents au poste à pourvoir.
Avant d’engager un recrutement, l’entreprise doit définir dans le détail tous les aspects fonctionnels du poste :
- Son titre/intitulé exact
- Sa position dans l’organigramme de l’entreprise
- Ses missions principales
- Son lieu de travail
- Ses conditions de travail
- Ses conditions de rémunération et avantages sociaux
L’entreprise doit de plus réaliser une analyse qualitative de l’emploi à pourvoir pour identifier au mieux ses besoins et le candidat qui saura y répondre. Il s’agit de détailler les modalités précisés d’exercice de l’emploi au regard de l’environnement de travail.
Avant d’engager une phase de recrutement, l’entreprise doit ainsi obligatoirement :
- Déterminer et formaliser les missions à confier à l’apprenti
- Repérer les compétences-clefs à maîtriser par l’apprenti
- Identifier les savoirs que devra lui transmettre son maître d’apprentissage en entreprise
- Définir les interactions de l’apprenti en interne et en externe à l’entreprise
- Définir les perspectives de formation et d’évolution du poste dans le temps
- Préciser les niveaux de responsabilité du poste à pourvoir
- Evaluer les résultats et le retour sur investissement attendu à l’issue de la formation de l’apprenti
La définition de ses besoins par l’entreprise doit lui permettre de mieux identifier la formation en apprentissage qui répondra à ses objectifs de développement.
C’est également une démarche indispensable pour rédiger au mieux la fiche du poste à recruter au regard des besoins identifiés et publier ensuite une offre d’emploi adaptée.
Une bonne définition de ses attentes et besoins de recrutement par l’entreprise lui permet de préparer l’entretien d’embauche des candidats et facilite la future intégration à terme d’un apprenti qui appréhendera mieux les missions qui lui seront confiées.
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Trouver la formation en rapport avec les métiers de votre entreprise
La définition du poste à pourvoir et des besoins de qualification de l’entreprise doit lui permettre de cibler précisément la formation en apprentissage qui correspond à son activité.
La sélection de cette formation est un facteur important de la réussite d’un recrutement en apprentissage. Le titre, le contenu et la sanction de la formation doivent correspondre au mieux aux métiers de l’entreprise et ses besoins de qualification professionnelle.
Le choix de l’organisme de formation et sa complémentarité avec l’activité de l’entreprise influe également sur le déroulement de l’apprentissage. En charge du suivi pédagogique de l’apprenti en son sein, l’entreprise doit en effet assurer une liaison constante avec l’organisme de formation.
De plus, les organismes de formation partenaires ont charge d’adapter chaque année les formations proposées aux besoins des entreprises et peuvent leur proposer le placement de leurs meilleurs apprentis.
Le choix de la formation et de l’organisme formateur est donc un point déterminant de la réussite d’un recrutement en apprentissage.
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Se faire conseiller dans son recrutement en apprentissage
Les entreprises qui cherchent à recruter en apprentissage disposent d’un ensemble d’acteurs conseil en charge de l’informer et l’orienter dans sa recherche d’une formation adapté à ses métiers et ses objectifs de développement.
Chargé de la collecte des obligations financières des entreprises en matière de formation professionnelle, les OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés) ont également pour mission d’informer les entreprises sur les modalités de mise en place de formation en alternance. Organisés par branches ou secteurs, les OPCA ont une connaissance développée des problématiques propres aux entreprises de leurs activités spécifiques.
Les chambres consulaires (chambres de commerce et d’industrie CCI, chambres agricoles, artisanales, etc.) sont également des acteurs clés pour informer les entreprises sur l’apprentissage.
Au niveau national, les CCI ont de plus développé un réseau de « Point A » répartis sur l’ensemble du territoire dans le but de proposer aux employeurs un accompagnement dans leurs démarches de recrutement en apprentissage. Les Points A mettent ainsi à disposition des entreprises des conseillers spécialisés dans l’orientation et la formation en alternance.
Au niveau institutionnel, France Travail (anciennement Pôle emploi) est un acteur incontournable du processus de recrutement en apprentissage qui offre les services de ses conseillers pour informer les employeurs sur l’offre existante. Les PAIO, Permanence d’Accueil, d’Information et d’Orientation, peuvent également être sollicitées même si elles s’adressent en priorité plus aux candidats à l’embauche qu’aux entreprises qui recrutent.
Au niveau local, les organismes de formation sont des acteurs d’orientation et d’information à ne pas négliger. Conventionné par les régions, les CFA (Centres de formation des apprentis) sont en charge de la majorité des formations en apprentissage et peuvent ainsi informer les entreprises sur les offres de formation existantes localement.
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Préparer l’accueil de l’apprenti
La réussite d’un recrutement en apprentissage nécessite de préparer l’accueil de l’alternant dans votre entreprise qui sera une des clés de sa bonne intégration et son adaptation à vos métiers.
Outre la définition claire des missions dont il aura charge, il convient de préciser avant son entrée dans l’entreprise son cadre de travail, ses horaires, sa place dans l’organigramme interne et tous les éléments encadrant son évolution. Il s’agit de border le parcours de formation en interne à l’entreprise.
Plus ces éléments sont définis en amont de son arrivée, plus l’apprenant aura de chances de s’intégrer rapidement dans l’entreprise, d’assimiler les attentes placées en lui et d’assurer les missions dont il a la charge.
L’accueil de l’apprenti nécessite également pour l’entreprise de désigner un tuteur qui sera responsable de suivre son évolution et l’acquisition des compétences et savoir-faire nécessaires à son poste.
Appelé « maitre d’apprentissage », ce tuteur est en charge de programmer les activités du nouvel apprenti dans son milieu de travail, en lien avec l’organisme de formation. Il est l’interlocuteur de l’apprenti dans l’entreprise et doit préparer son accueil puis accompagner son intégration dans l’entreprise.
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Choisir le bon maître d’apprentissage
Le choix du tuteur qui encadre l’apprenti est un point capital de la réussite d’un recrutement en apprentissage.
Tout au long de sa période d’apprentissage en entreprise, l’apprenti est obligatoirement suivi par un « maître d’apprentissage. Ce dernier est garant des indicateurs de suivi et d’évaluation du parcours de l’apprenti dans l’entreprise et gère la relation avec l’organisme de formation. Passé la période d’intégration, l’apprenti acquiert plus d’autonomie mais le tuteur doit continuer à suivre les principales étapes de son apprentissage.
Le choix du tuteur doit être fait au sein des salariés qui se sont portés volontaires pour cette charge au sein de l’entreprise. Le maitre d’apprentissage doit justifier d’un diplôme ou titre au moins équivalent à celui préparé par l’apprenti et justifier de plusieurs années d’expériences professionnelles en rapport avec la formation préparée.
La sélection du maître d’apprentissage dans l’entreprise doit être évaluée sur sa capacité à transmettre ses compétences, à mettre en place l’évaluation de son apprenti, à assurer le suivi en lien avec l’organisme de formation. Il doit également être un bon connaisseur de l’entreprise et ses process et doit surtout présenter un caractère compatible avec ses missions pédagogiques de transmission de savoirs.
Même si un salarié répond aux conditions d’expériences professionnelles nécessaires pour devenir maître d’apprentissage, cela ne suppose pas forcément de compétences pédagogiques en termes d’enseignement. Le maître d’apprentissage peut alors être amené à suivre lui-même une formation pour assurer sa fonction tutorale et transmettre efficacement ses compétences et son savoir-faire professionnel.
La formation des maitres d’apprentissage est financée au titre des obligations financières versées par l’entreprise pour la formation professionnelle et son coût est donc prise en charge.
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L’enregistrement du contrat d’apprentissage
Depuis les réformes de la loi « Avenir professionnel« , le processus de recrutement d’un salarié en contrat d’apprentissage passe obligatoirement par un interlocuteur unique : l’Opérateur de Compétences (OPCO) auquel est rattachée l’entreprise.
Les OPCO sont également les organismes chargés d’assurer la prise en charge du financement de la formation en alternance, au travers des cotisations obligatoires versées par les entreprises au titre de la formation professionnelle des salariés. Le niveau de financement de la formation est défini suivant des critères établis par les branches professionnelles et France Compétences.
Le recrutement d’un apprenti passe par l’établissement d’un contrat d’apprentissage établi sur la base du CERFA FA13. L’employeur doit transmettre à son OPCO le contrat signé par toutes les parties au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant le début de son exécution.
Il convient cependant de se renseigner en amont sur le niveau de prise en charge de la formation en alternance par l’OPCO dont dépend l’entreprise, qui peut être amenée à contribuer au financement de la formation le cas échéant.
Après réception du dossier complet d’enregistrement d’un contrat d’apprentissage, l’OPCO a un délai de 20 jours pour statuer sur la prise en charge financière de la formation. L’absence de réponse de l’OPCO dans un délai de 20 jours suivant réception du contrat équivaut à une décision implicite de rejet de sa prise en charge.
