Pour valider l’enregistrement d’un contrat d’apprentissage, il faut s’assurer de son dépôt effectif auprès de l’Opérateur de Compétences (OPCO) dont dépend votre entreprise, qui se chargera ensuite de sa transmission à la DGEFP (Délégation générale à l’Emploi et à la Formation professionnelle) selon les règles énoncées par voie réglementaire.
La loi « Avenir professionnel » de 2018 a ainsi modifié les conditions d’enregistrement des contrats d’apprentissage qui s’effectuaient auparavant auprès des chambres consulaires et des OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés).
Depuis le 1er janvier 2020, la formalité d’enregistrement des contrats d’apprentissage a été remplacée par un simple dépôt du contrat auprès de l’OPCO dont dépend l’employeur qui embauche l’apprenti.
Attention toutefois, le simple dépôt d’un contrat d’apprentissage ne suffit pas à garantir la prise en charge de la formation dont il faut obtenir confirmation par l’OPCO en charge de la financer.
La procédure d’enregistrement du contrat d’apprentissage
L’employeur doit transmettre à l’opérateur de compétence dont il dépend, dans les 5 jours suivant le début d’exécution du contrat d’apprentissage :
- Le contrat dûment rempli et signé, sur la base du cerfa 10103*09
- La convention de formation,
- La convention tripartite (le cas échéant) – prévue si la durée de formation n’est pas celle attendue selon le niveau initial du candidat ou son âge : elle lui sera donc supérieure ou inférieure et nécessitera une convention tripartite.
Si la formation est confiée à un CFA interne de l’entreprise, l’employeur doit transmettre à l’opérateur de compétence le contrat d’apprentissage dûment rempli et signé, la convention tripartite d’aménagement de durée s’il y a lieu et l’attestation pédagogique et financière (qui remplacera alors la convention de formation) précisant les points suivants :
- L’intitulé, l’objectif et le contenu exacts des actions de la formation,
- Les moyens prévus pour remplir ces obligations,
- La durée et la période de réalisation de la formation prévue,
- Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction des actions à entreprendre,
- Le prix total de tous ces frais.
Dès réception du dossier complet, l’opérateur de compétences déclare s’il prendra ou non en charge la formation, en vérifiant notamment que les conditions sont conformes en matière des éléments suivants :
- L’âge de l’apprenti dans la tranche éligible à être candidat,
- La formation demandée disponible et ouverte à l’application,
- La disponibilité d’un maître d’apprentissage, indispensable à la formation,
- La rémunération des apprentis, disponible et accessible.
En cas de manquement ou de méconnaissance d’au moins un de ces éléments, l’opérateur de compétences est en droit de refuser l’enregistrement du contrat d’apprentissage. Il doit informer les parties concernées (employeur et candidat au contrat d’apprentissage) des raisons de ce refus.
Si toutes les pièces sont recevables, l’opérateur de compétences dispose d’un délai de 20 jours à réception du dossier pour valider l’enregistrement du contrat d’apprentissage et le notifier aux parties concernées.
Modalités de dépôt du contrat d’apprentissage
Le dépôt du contrat d’apprentissage et la transmission des pièces composant le dossier complet peuvent être réalisés de manière dématérialisée pour faciliter et fluidifier les démarches de l’employeur.
Les autres acteurs de l’enregistrement du contrat d’apprentissage
Dans le secteur public non industriel et commercial, la transmission pour valider l’enregistrement du contrat d’apprentissage s’effectue auprès de l’unité départementale de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS, ex-DIRECCTE) compétente qui est en charge de cette procédure de dépôt.
À réception de l’enregistrement du contrat d’apprentissage, les services du ministère du travail sont chargés d’adresser les informations nécessaires au paiement de l’aide unique à l’apprentissage auprès de l’Agence de services et de paiement (ASP), légalement désignée comme l’opérateur compétent en la matière. Cette transmission vaut décision effective d’attribution de l’aide au financement.
Les chambres consulaires ont un rôle secondaire dans l’enregistrement du contrat d’apprentissage : elles sont en effet chargées d’accompagner les entreprises qui en feront la demande, notamment pour tout ce qui relève de la préparation du contrat d’apprentissage. Elles peuvent alors participer, si les Opérateurs de Compétences le souhaitent, à combler les vides juridiques éventuels qui pourraient se présenter selon les cas particuliers et individuels propres aux candidats en contrat d’apprentissage durant leur formation.
FAQs
Quelle est la procédure d’enregistrement d’un contrat d’apprentissage ?
L’employeur doit transmettre le CERFA 10103 encadrant le contrat d’apprentissage dûment rempli et signé, ainsi que les autres documents requis (convention de formation, convention tripartite le cas échéant) à l’opérateur de compétences (OPCO) dont dépend son entreprise dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de l’exécution du contrat. L’OPCO a ensuite 20 jours pour statuer sur la prise en charge du contrat. Sans réponse passé ce délai, la demande est considérée comme refusée.
Quels sont les délais pour déposer un contrat d’apprentissage ?
Le contrat d’apprentissage doit être déposé auprès de l’OPCO dans les 5 jours suivant le début d’exécution du contrat. L’opérateur de compétence a 20 jours pour statuer sur la prise en charge du contrat. L’absence de réponse passé ce délai signifie que la demande est refusée.
Quels sont les éléments vérifiés par l’opérateur de compétences lors de l’enregistrement du contrat d’apprentissage ?
L’opérateur de compétences vérifie notamment l’âge de l’apprenti, son éligibilité à l’alternance, la disponibilité de la formation demandée, la nomination d’un maître d’apprentissage et la rémunération conforme aux dispositions légales.
Que se passe-t-il en cas de manquement dans les éléments du contrat d’apprentissage ?
Si l’opérateur de compétences constate un manquement ou une méconnaissance d’au moins un des éléments requis pour l’enregistrement du contrat d’aprentissage, il peut refuser l’enregistrement et doit informer les parties concernées des raisons du refus.
Quelles sont les modalités de dépôt du contrat d’apprentissage ?
Le dépôt du contrat d’apprentissage peut être réalisé de manière dématérialisée auprès de l’OPCO pour faciliter les démarches de l’employeur. Tous les opérateurs de compétences ne proposent pas encore ce service. En ce cas, une version papier des documents doit leur est envoyée.
Qui valide l’enregistrement du contrat d’apprentissage ?
L’opérateur de compétences dispose d’un délai de 20 jours à compter de la réception du dossier complet pour valider l’enregistrement du contrat d’apprentissage et la prise en charge de la formation et en informer les parties concernées.
Quel est le rôle des chambres consulaires dans l’enregistrement du contrat d’apprentissage ?
Les chambres consulaires accompagnent les entreprises dans la préparation du contrat d’apprentissage, mais elles ont un rôle secondaire dans l’enregistrement qui relève maintenant uniquement des OPCO.
Quelles sont les autres entités impliquées dans l’enregistrement du contrat d’apprentissage ?
Au-delà des OPCO, l’enregistrement d’un contrat d’apprentissage passe ensuite par la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et les infos sont transmises à la DGEFP. Les services du ministère du Travail transmettent également les informations nécessaires au paiement des aides éventuelles pour l’employeur à l’Agence de services et de paiement (ASP).
