Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail en alternance conclu entre un apprenti et un employeur.

Contracté dans le cadre d’une formation initiale, il permet à l’apprenti d’acquérir des compétences professionnelles validées par un diplôme d’Etat ou un titre reconnu au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP).

A vocation diplômante, le contrat d’apprentissage repose sur l’alternance entre enseignements théoriques dispensés par un organisme de formation, (généralement un CFA, Centre de formation des apprentis) et une mise en pratique dans l’entreprise.

S’informer sur les formations accessibles en contrat d’apprentissage

Les entreprises intéressées par la formation en apprentissage peuvent s’informer sur les offres de formation disponibles localement auprès des OPCA (Organismes paritaires collecteurs agréés en charge de la collecte de la taxe professionnelle) ou auprès des chambres consulaires représentant leur filière d’activité (notamment le réseau Point A des Chambres de Commerce et d’Industrie).

Ce réseau d’acteurs conseils peut orienter les recherches de formation en fonction des objectifs de qualifications recherchés par l’entreprise. Il peut aussi les accompagner dans leur recherche de candidats et durant le processus de mise en place du contrat d’apprentissage.

La conclusion du contrat d’apprentissage

Comme tout contrat de travail, le contrat d’apprentissage doit être signé avant de procéder à son exécution. C’est un accord signé par l’apprenti (ou son représentant légal s’il est mineur) et l’employeur et il doit ensuite être visé par le CFA (Centre de Formation des Apprentis) en charge de la formation.

De cet accord découlent des obligations qui doivent être accomplies par l’employeur d’une part et l’apprenti, d’autre part.

Les obligations de l’employeur

  • L’inscription de l’apprenti dans un CFA

C’est l’employeur qui doit inscrire l’apprenti dans un organisme de formation en apprentissage (CFA, Section d’apprentissage ou Unité de Formation en Apprentissage).

Cet organisme sera en charge d’assurer la formation choisie et mentionnée dans le contrat. L’inscription prend effet quand le centre de formation a visé le contrat d’apprentissage.

  • La DPAE, déclaration préalable à l’embauche

C’est une formalité obligatoire établie en une seule fois par l’employeur avant toute embauche. Elle doit être transmise à l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié en contrat d’apprentissage et au plus tard le dernier jour ouvrable qui précède l’embauche, période d’essai inclue.

La DPAE rassemble dans une démarche unique 6 formalités liées à l’embauche d’un salarié :

  • déclaration de première embauche dans un établissement
  • demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale
  • demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • demande d’adhésion à un service de santé au travail
  • déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail pour préparer la visite médicale obligatoire
  • liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise à l’Urssaf dont relève l’entreprise concernée par le recrutement. Les démarches peuvent être effectuées en ligne sur le site dédié net-entreprises.fr soit par saisie en ligne d’un formulaire, soit par dépôt de dossier.

En cas de contrats successifs chez un même employeur, le salarié embauché à plusieurs reprises doit justifier d’une DPAE pour chacun de ses contrats.

Les obligations de l’apprenti

La Visite médicale obligatoire

C’est l’employeur qui l’organise auprès de l’organisme de Médecine du Travail auquel il est affilié. En général, l’apprenti doit passer la visite médicale dans les 2 mois suivant son embauche.

Selon les dispositions des articles R4624-10 et  R4624-19 du Code du Travail, certains apprentis doivent subir cette visite médicale préalablement à l’embauche :

  • les apprentis mineurs
  • les apprentis disposant de la RQTH (Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé)
  • les apprentis chargés d’effectuer des travaux l’exposant à des risques ou des exigences jugées dangereuses

Le certificat médical d’aptitude reste une pièce nécessaire à l’entreprise bien qu’elle ne le soit plus pour l’enregistrement du contrat d’apprentissage.

Les dispositions particulières nécessaires à la conclusion d’un contrat d’apprentissage

Certains apprentis font l’objet de dispositions particulières pour pouvoir conclure un contrat d’apprentissage.

  • les jeunes de moins de 16 ans n’ayant pas terminé leur classe de troisième doivent fournir une copie du certificat de scolarité du dernier établissement fréquenté
  • les apprentis étrangers hors UE (Union Européenne) doivent s’assurer que la mention « autoriser à travailler ou salarié » figure bien sur la copie de leur carte de résident ou de la carte de séjour temporaire.
  • Le cas échéant, les apprentis mineurs doivent déclarer pouvoir être affectés à des travaux sur substances dangereuses et utiliser des machines dangereuses (dont la liste des travaux interdits ou règlementés sont fixés par le décret 2013-915). La procédure pour effectuer cette déclaration est fixée par le décret 2015-443 du 15/05/15.
  • L’apprenti doit ouvrir son propre compte pour le paiement de son salaire dans le cas où il est un descendant de l’employeur.
  • Une demande d’autorisation de formation doit être visée par le CFA et le Rectorat dans le cadre d’une formation hors période légale ou d’une formation de durée réduite (formation diplômante ou formation antérieure)

 Ces documents doivent être soigneusement gardés au sein de l’entreprise. Ils ne sont pas obligatoires à l’enregistrement mais peuvent être exigés en cas de contrôle aléatoire. Ils doivent alors être fournis dans un délai de 20 jours sous peine de refus d’enregistrement.

Le cas des entreprises hôtelières ou de restauration

Les employeurs relevant de la Convention Collective des Hôtels, Restaurants, Cafés doivent également être titulaires d’un permis de former avant de recruter en contrat d’apprentissage.

Ainsi, une formation de 14h doit être suivie par les maîtres d’apprentissage qui encadrent leur premier apprenti ou qui n’ont pas encadré un apprenti depuis 5 ans. Cette formation est préalable à la signature d’un contrat d’apprentissage.

L’enregistrement du contrat d’apprentissage

Un contrat enregistré bénéficie de la reconnaissance des organismes sociaux et dispose d’une validité juridique. C’est le service chargé de l’enregistrement qui s’en assure. Il procède également à l’analyse du contrat et des éventuelles pièces à produire.

Le service qui procède à l’enregistrement analyse le contrat et apprécie sa conformité. Si sa décision est favorable, il dispose de 15 jours après réception du contrat pour procéder à l’enregistrement.

Les documents nécessaires à l’enregistrement

Le contrat d’apprentissage visé par l’organisme de formation  doit être enregistré auprès du service chargé de l’enregistrement ou de la chambre consulaire dont dépend l’employeur.

L’entreprise peut être amenée à produire certains documents au cours de l’instruction du dossier d’enregistrement :

  • les titres et diplômes du maître d’apprentissage désigné par l’entreprise ainsi que les justificatifs de son expérience professionnelle correspondant à la qualification visée par le diplôme préparé
  • un avis du rectorat ou des services assimilés, si le maître d’apprentissage ne dispose pas des diplômes requis, ou en cas de modification de la durée de l’apprentissage (réduction ou allongement), ou en cas de début de formation hors de la période légale
  • une autorisation de l’Inspection du Travail pour les apprentis mineurs à la signature du contrat de pouvoir utiliser des machines dangereuses ou être affecté à des travaux sur matières dangereuses
  • une attestation d’ouverture de compte bancaire à son nom pour l’apprenti dont l’employeur serait un ascendant. De plus, cette attestation doit préciser leur lien de parenté.

Où et quand doit-on envoyer le dossier d’enregistrement du contrat d’apprentissage?

Dans un délai de 5 jours suivant la date de début de l’exécution du contrat, le contrat d’apprentissage signé par l’employeur et l’apprenti puis visé par le CFA doit être obligatoirement envoyé :

  • à la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) compétente si l’entreprise est inscrite au registre du commerce et des sociétés, une association ou une profession libérale
  • à la chambre consulaire concernée (chambre des métiers et de l’artisanat ou la chambre d’agriculture) si l’entreprise appartient à d’autres secteurs professionnels
  • à la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du travail et de l’Emploi) si l’entreprise relève du secteur public

Après réception et enregistrement du contrat d’apprentissage, la CCI ou le service compétent chargé de l’enregistrement transmet des copies du contrat aux autres services et entités concernés (URSSAF, DIRECCTE, inspection de l’apprentissage, caisse de retraite complémentaire, CFA et conseil régional).

En cas de dossier d’enregistrement incomplet, la CCI ou le service d’enregistrement contacte l’entreprise pour compléter ou corriger les informations dont ils disposent.

L’enregistrement du contrat d’apprentissage peut être refusé dans le cas où le dossier serait non conforme ou si l’entreprise concernée refuse de fournir les informations requises pour le compléter.

Modification ou résiliation du contrat d’apprentissage

Les cas potentiels de modification du contrat d’apprentissage

Le contenu initial du contrat peut être modifié en cours du contrat dans les cas où :

  • l’entreprise change l’adresse de son établissement
  • un autre maître d’apprentissage est désigné pour accompagner l’apprenti
  • l’entreprise modifie son statut juridique
  • la durée du contrat est rallongée ou réduite

Les cas potentiels de rupture du contrat d’apprentissage

En principe, le contrat d’apprentissage prend fin à son terme. Il peut cependant être rompu en cours dans certains cas :

  • A l’initiative de l’employeur, en cas de faute grave de l’apprenti ou d’inaptitude du salarié à exercer le métier pour lequel il a été recruté
  • A l’initiative de l’apprenti, en cas d’obtention du diplôme avant la fin effective du contrat d’apprentissage ou en cas de faute grave ou manquements avérés de l’employeur à ses engagements comme décrits dans le contrat de travail

Les démarches à suivre en cas de modification ou rupture du contrat d’apprentissage

Toute modification au contrat d’apprentissage doit obligatoirement faire l’objet d’un avenant au contrat.

L’employeur est tenu d’informer le CFA et l’inspection du travail de toute modification du contrat d’apprentissage signé par l’entreprise. L’avenant de modification doit être visé par le CFA et enregistré tout comme le contrat de travail en apprentissage.

Les formalités de modification ou de rupture du contrat d’apprentissage doivent être réalisées auprès de la CCI ou du service d’enregistrement concerné.

Le service concerné dispose d’un délai de 15 jours après consultation pour statuer sur la validité de l’enregistrement de l’avenant ou de la résiliation du contrat d’apprentissage.